Як організувати зберігання документів в організації

Величезний потік документів проходить в життєдіяльності будь-якої організації. Але в певні періоди настає момент, коли потрібно зберегти паперову інформацію.

Важливо не тільки її зберегти в різних папках, але забезпечити швидкий доступ в будь-який час. Якщо не правильно організувати зберігання документів і не дотримуватися терміни, то в подальшому виникнуть складності з пошуком необхідного документа.

Швидкий пошук можливий тільки при правильному розподілі їх по групах відповідно до норм. Послугу зберігання документів в Києві пропонує компанія Антресоль 24 https://antresol24.ru/xranenie-dokumentov/.

Можливі варіанти зберігання документів

  • За договором зберігання документи передати в заклад, яка займається архівацією докуметооборота
  • Якщо є вільна площа, то організувати всередині організації. Для цього використовуються різні шафи. Документи підшиваються в папки або спеціальні пластикові коробки
  • Розділити організацію документів. З довгим терміном зберігання передати в спеціалізований архів, та частина, яка буде вимагатися для роботи залишити в установі
  • Електронні документи зберігаються на розсуд керівника

Якщо документи знаходяться на робочому місці, то слід дотримуватися певних вимог до умов хранений:

  • У місці зберігання документообігу обов’язково встановлюється протипожежна сигналізація
  • Використовувати темне приміщення, щоб виключити їх вигоряння
  • Щоб уникнути утворення грибка на стінах, необхідно забезпечити нормальний рівень вологості
  • Вологе прибирання проводиться без застосування хімічних засобів
  • Шафи і стелажі встановлюються з відповідними нормами
  • Забороняється зберігати документи на підлозі, курити в місцях зберігання і зберігати харчові продукти

В організації існує два види зберігання документів:

  • Архівна
  • бухгалтерське

Організація зберігання архівних документів

  • Заводиться журнал реєстрації і журнал для відміток відвідування співробітниками
  • На стелажах номера ставлять зліва направо від входу в архів
  • Полиці слід нумерувати зверху вниз
  • Літерами російського алфавіту нумеруються шафи і стелажі
  • У нумерації полиць використовують тільки латинські цифри
  • Арабські цифри застосовуються в нумерації відсіків на полицях
  • Наносити нумерацію водостійкими маркерами, фарбою або чорнилом

Щоб полегшити пошук потрібного документа, під час вступу до архіву його треба зареєструвати в журналі.

Такий журнал повинен містити такі графи

  • Найменування. У тому випадку, якщо в організації різних підрозділів документ носить одне найменування, то слід додати окрему графу під назви підрозділу
  • Дата документа
  • Вказати період зберігання
  • Дата прийняття
  • Дата вибуття
  • Підпис посадової особи, яка відповідає за зберігання

Що стосується зберігання первинних бухгалтерських документів, то порядок систематизації визначає головний бухгалтер організації. Як правило, по закінченню місяця або кварталу формуються документи за датою, а потім підшиваються в папки.

Зазвичай близько трьох років основні бухгалтерські документи зберігаються в самій бухгалтерії. Потім вони передаються в архів організації. У разі ліквідації організації, ті документи, по яких не закінчився строк зберігання, в обов’язковому порядку здається в місцеве відділення Росархіву.

Папки для зберігання оформляються таким чином

На титульному аркуші вказується:

  • Назва організації
  • Вид бухгалтерських документів
  • рік

Але, за деякими видами документації існують особливий порядок зберігання і систематизації. Так, отримані, сфет-фактури від постачальників слід зберігати з книгою покупок, а ті рахунок-фактури, які видавалися покупцям, слід зберігати разом з книгою продажів.

У Федеральному законі №402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» вказані загальні вимоги до організації зберігання бухгалтерських документів.

Ссылка на основную публикацию